Coneixement

Com gestionar les vostres prioritats amb Excel

Posted on
Autora: Judy Howell
Data De La Creació: 6 Juliol 2021
Data D’Actualització: 1 Juliol 2024
Anonim
8 eines que tothom hauria de poder utilitzar
Vídeo: 8 eines que tothom hauria de poder utilitzar

Content

és un wiki, el que significa que molts articles són escrits per diversos autors. Per crear aquest article, 20 persones, algunes anònimes, han participat en la seva edició i millora amb el pas del temps.

Per descomptat, és possible registrar les vostres tasques de manera prioritària en un tros de paper si us sentiu capaços de fer-ho tot a la tarda.



Tanmateix, quan moltes coses per fer us cauen al mateix temps, moltes d’elles sovint s’ajusten al dia següent, si no és al mes següent. Gràcies al full de càlcul d’Excel que us proposem crear en aquest article, les vostres prioritats seran gestionades automàticament per Excel segons els terminis futurs i es reorganitzarà l’ordre de les tasques a realitzar de manera que pugueu ajornar el mínim possible. .


Seguiu aquesta guia i en 20 minuts tindreu una forma molt eficaç de gestionar les vostres prioritats al vostre ordinador.


Nota: Segons les versions internacionals d 'Excel, l' punt la separació en les fórmules es pot substituir per la punt i coma.

etapes



  1. Creeu una pestanya "Escriptori" o "Inici". Obriu un nou full de treball Excel. Feu clic amb el botó dret a la fitxa "Full 1" a la part inferior de la pantalla i feu clic a "Canvia el nom". Registreu-vos en lloc de "Casa" o "Oficina".




  2. També canvieu el nom de "Full 2" a "Patró" i "Full 3" a "Punts" seguint el mateix procediment que al primer pas.



  3. Crea la taula d’importància. A la pestanya "Punts", empleneu les columnes A, B i C de la següent manera:



  4. Definiu el nom "Importància". Seleccioneu cel·les A2 a C7. Amb Excel 2007 o posterior, feu clic a "Fórmules" i després "Definiu un nom". Amb Excel 2004 o posterior, feu clic a "Insereix"> "Definiu"> "Nom".
    • Quan Excel us demani que configureu el nom, introduïu "Importància" i feu clic a "D'acord".




  5. Crea la taula d’esforços. Repetiu els passos 3, 4 i 5 per crear la taula d'esforç a les columnes E, F, G. Seleccioneu les cel·les E2 a G6 i definiu-les pel nom "Esforç".



  6. Crea una taula d’emergències. Repetiu els passos 3, 4 i 5 per crear la taula d'emergència a les columnes I, J i K. Definiu aquestes cel·les amb el nom "Emergència".



  7. Introduïu les capçaleres a la pestanya "Inici" o "Oficina", segons haureu de triar. Suposarem aquí que heu escollit anomenar aquesta pestanya "Casa". Feu clic sobre ella i inseriu les capçaleres següents a la línia 1:
    • A - Prioritat; Introduirem aquí la fórmula de les prioritats, 1 per a les tasques més importants. Però aquest número pot arribar a superar els 100.
    • B - Tasca; el nom de la tasca a realitzar
    • C - Importància; es notarà utilitzant les lletres A, B, C, D, E o F de la taula.
    • D - Esforç: nota entre 1 i 5, extreta de la taula "Esforç".
    • E - Emergència; Una fórmula basada en el termini per completar la tasca
    • F - Data límit; La data en què s'ha de completar la tasca com a molt tard. No sempre s’han de respectar els terminis a la carta. Així, "Acceleració" us indica la data en què podríeu començar a realitzar aquesta tasca i "Extensió" us proporciona la data fins que es pot ajornar la tasca. Per exemple, podríem donar una acceleració de 5 dies i una extensió de 4 dies a la tasca "Anar a la perruqueria". De fet, no tindria sentit anar a la perruqueria amb dues setmanes d’antelació i la gent començaria a notar que heu d’anar a la perruqueria si amb més de 4 dies de retard.

    • G - Acceleració: nombre de dies abans de la data de tall a partir del qual ja podríeu (començar) a completar la tasca en qüestió.
    • H - Ampliació; ampliació automàtica del termini
    • I - dies restants; aquesta és una fórmula que calcula el nombre de dies abans de la data de tall. Si la superació del termini es supera el termini, la fórmula retornarà un nombre negatiu de dies.
    • J - Data de finalització; la data en què es va completar la tasca.
    • K - Comentaris; tots els detalls sobre la tasca a realitzar



  8. Introduïu la llista de tasques. Tingueu en compte que les columnes "Prioritat", "emergència" i "dies restants" s'han deixat buides. Les completarem més endavant mitjançant fórmules. A continuació es mostren exemples de tasques domèstiques que potser heu de fer.



  9. Entre les fórmules dels "dies restants", "emergència" i "prioritat". Aquestes fórmules s’han d’introduir a la segona línia de cadascuna de les columnes esmentades a l’oració precedent.
    • A la columna I (dies restants) = F2-SI (ESTVIDE (J2), AVUI (), J2)
    • A la columna E (emergència) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1)))))
    • A la columna A (Prioritat) = VLOOKUP (C2, Importància, 2, FALS) + VLOOKUP (D2, Esforç, 2, FALS) + VLOOKUP (E2, Emergència, 2, FALSA)



  10. Canvia el format de la cel·la I2 a "Número". Feu clic amb el botó dret a la cel·la, seleccioneu "Format de la cel·la" i feu clic a "Número". A més, poseu "0" al quadre "Nombre de nombres decimals". Feu clic a "D'acord".



  11. Copieu les fórmules a les columnes "Prioritat", "Emergència" i "Dies restants" i esteneu-les a les caselles buides restants de cadascuna d'aquestes columnes. Primer feu clic a "E2" i premeu simultàniament les tecles "CTRL" i "C" i seleccioneu les cel·les E3 a E10 i, a la vegada, premeu les tecles "CTRL" i "V". Feu el mateix per ampliar la fórmula d’I2 a les caselles I3 a I10. Finalment, repetiu aquest procediment de nou per ampliar la fórmula A2 a les cel·les A3 a A10. No pareu atenció als valors estranys retornats per les cel·les en les línies on no s’escriu cap tasca.



  12. Ordena les línies per ordre de prioritat. Seleccioneu les cel·les A1 a K1 i amplieu aquesta selecció per incloure totes les línies que continguin una tasca. A continuació, feu clic a "Dades"> "Filtre".



  13. Deseu el vostre full de càlcul, inclosa la data, per conèixer la darrera data que es va obrir el fitxer.



  14. Completa les tasques realitzades. Quan finalitzeu una tasca, introduïu-la a la columna "Data de finalització". Recordeu aquest truc: quan premeu "CTRL" + ";" (les tecles de control i les tecles;) simultàniament, la data actual apareix automàticament a la cel·la seleccionada.



  15. Mireu com canvien cada dia l’ordre de les vostres prioritats. Aquí teniu les prioritats per als propers dies. El 13 de juliol, totes les tasques a fer són anteriors al període anomenat d’acceleració. El 20 de juliol, les principals prioritats (les que tenen el menor nombre) són quatre tasques i entre elles, segar l’herba (que ha arribat a la seva data límit). El 21 de juliol, la prioritat de segar l’herba és encara més gran (hem entrat en el període de “dextensió”) i el 23 de juliol aquesta prioritat ha augmentat encara més, perquè hem passat el període de “dextensió”. També veiem que la tasca "Pagar els càrrecs" ha augmentat en les dates del 23 i 25 de juliol.
assessorament
  • Llegiu els articles a continuació per obtenir més informació sobre com gestionar el vostre temps i les vostres prioritats.
  • És possible descarregar una còpia d'aquest full de càlcul a la següent adreça:
  • = IF (DIA SETMANA (AVUI (), 2)> 5, AVUI () - (DIA SETMANA (AVUI (), 2) -5) 7 +, AVUI () - (DIA SETMANA (AVUI (), 2) -5))
  • No dubteu a ordenar la vostra llista de tasques diàriament si cal.
  • Divideix les teves tasques importants en diverses més petites.
  • Copieu les tasques recurrents a la pestanya "Plantilla" per poder trobar-les i copiar-les fàcilment.
  • Podeu canviar els punts assignats a cada nivell prioritari.
  • No barregeu les tasques relacionades amb la vostra família i la vostra llar amb les relacionades amb la vostra feina al mateix quadern de treball d’Excel.
  • Podeu afegir columnes noves a aquesta taula: qui us ha assignat la tasca, en quina categoria s'inscriu la tasca, etc.
  • Utilitzeu l'eina Filtre automàtic per seleccionar tasques que han passat el termini (Urgència = 1) o tasques molt importants (Importància = "A").
  • Una forma de mantenir sempre actualitzada una tasca recurrent és introduir-la a la columna "Data límit" (Aquest exemple es basa en el divendres, que s'indica amb el "5" aquí)
  • Afegiu un formulari condicional (utilitzant la funció "SI") a la columna "Data límit" per indicar automàticament quan ha passat el termini.

  • Comptar cada setmana o mes, el nombre de tasques realitzades durant el període escollit. Aquest podria ser l’únic comentari positiu que rebeu al vostre treball.
  • Aquesta fórmula pren la data actual (dilluns = 1, dimarts = 2 etc.) i comprova si ja hem passat o no el divendres de la setmana actual. Si és així, la fórmula suma 7 al divendres actual, per tal de retornar el resultat del divendres que ve. Si el divendres encara no s'ha superat, la fórmula simplement retorna la data del divendres d'aquesta setmana.
  • En aquest exemple, dilluns = 1, dimarts = 2, dimecres = 3, dijous = 4, divendres = 5, dissabte = 6, diumenge = 7.
  • També podem canviar aquesta fórmula perquè funcioni per exemple el dimarts. Veiem a la llista anterior que dimarts = 2, per tant, és necessari canviar la fórmula donada per sobre de 5 per 2.
advertiments
  • Guardeu aquest full regularment.
  • Els números assignats a aquestes diferents prioritats no sempre s’ordenen. Així, omplir una prioritat amb un número assignat de "1" no augmentarà els números associats a les altres prioritats. És possible que algunes prioritats tinguin un nombre associat que superi els 100 i tots els nombres possibles no siguin assignats a prioritats. Us aconsello centrar-vos en prioritats amb números entre l'1 i el 12.
  • No us preocupeu si escriu moltes tasques en aquest full de càlcul. No és vergonyós que les tasques es mantinguin al final de la llista durant diversos mesos. Començaran a pujar a la llista quan s'apropi el seu termini.
  • La manera de gestionar el vostre temps és única per a vosaltres i és possible que aquest full de càlcul no us sigui adequat. També podeu pensar que haver d’obrir aquest fitxer cada dia requereix molta feina o és massa intrusiu. És per això que aquest full de càlcul us pot ser útil, per exemple, que semblarà completament inútil per al proïsme o viceversa.
  • Podeu utilitzar un full de càlcul del programari de fulls de càlcul en línia de Google en lloc d’utilitzar Excel. Per tant, el fitxer estarà disponible des de qualsevol moment en què es pugui accedir a Internet.