Content
- etapes
- 1a part Organitzar l'adjudicació del servei
- 2ª part. Gestió del període de transició
- Part 3 Pensar en termes de desenvolupament a llarg termini
Quan abandoneu un càrrec, és probable que el vostre supervisor o directiu sol·liciti la vostra ajuda per facilitar la contractació del vostre successor. Si ets emprenedor i organitzat, podràs assegurar una transició fluida per al teu negoci i marxar deixant una excel·lent reputació professional.
etapes
1a part Organitzar l'adjudicació del servei
-
Discutiu el progrés de la transferència amb el vostre supervisor. Per començar, haureu de parlar amb el vostre supervisor per determinar amb exactitud com es farà el servei. En funció de la feina que realitzeu i de la manera en què el gerent li agrada treballar, potser haureu de contribuir molt a la transició. Això pot incloure el fet que el que el substitueixi observi que treballa uns dies o fins i tot més.- En la majoria dels casos, almenys haureu d’elaborar un document oficial de transferència.
- Discutiu-ho amb el vostre gestor i determineu en quina quantitat s’espera que aporteu i en què heu de centrar-vos en l’entrega del servei.
-
Feu una presentació prèvia del vostre document de transferència. Un cop tingueu una idea clara de les expectatives del vostre supervisor, podeu començar a escriure el document de transferència. Això us ajudarà a organitzar-vos, alhora que classifiqueu totes les diverses tasques i informació que haureu de transmetre durant aquest període de transició. El document ha d'incloure els següents elements:- informació detallada sobre les vostres activitats, prioritats i tasques diàries,
- una visió general dels punts essencials relacionats amb aquesta funció,
- una declaració clara del que s'espera del vostre successor,
- una llista de tots els documents importants que s’han d’enviar. Aquest pot ser un pla de treball o un contracte determinat.
-
Estableix tots els últims detalls. Si sabeu que deixareu la publicació properament, us pot ajudar a fer un esforç addicional per assegurar-vos que no deixeu res inacabat. Si aconsegueixes aconseguir-ho, veuràs una satisfacció real i també podràs ajudar el que et substitueixi de forma adequada. Si ho feu, també us permetrà estar en bones condicions amb els vostres caps i mantenir una bona reputació.- És possible que això no sempre sigui possible, però si teniu una carpeta que està a punt d’estar completada, feu l’esforç addicional que calgui per finalitzar-la.
- A més, a una persona nova que s’arribi a un acord quan estigui a prop d’aconseguir la seva conclusió pot tenir dificultats per finalitzar-lo, ja que desconeix totes les complexitats del fitxer.
-
Parla amb els companys. Abans que el seu successor prengui possessió del càrrec, busqueu temps per parlar amb els vostres companys sobre el lliurament i preguntar-los si creuen que hi ha alguna cosa en què us heu de centrar. Si hi ha algun problema pendent i no en coneixeu, és l’oportunitat de somiar per prendre nota.- És probable que els nous problemes tinguin un impacte en els darrers dies, però si els coneixeu, com a mínim, podreu informar-los a qui ocupi el vostre lloc.
- També us proporciona l’oportunitat d’assegurar-vos que tots els vostres empleats saben que sortiu i quan sortiu. Informeu-los del període de transició perquè el tinguin en compte.
- Hi ha una bona possibilitat que la vostra productivitat caigui durant un període de transició, per la qual cosa és una bona idea informar als seus empleats amb antelació.
-
Escriure un document de transferència oficial. El darrer pas per preparar la transició és completar la redacció del document oficial de transferència. Podeu utilitzar l'esborrany que heu fet, però assegureu-vos d’ampliar-lo i incloure tota la informació crucial. Haureu de revisar el document amb el vostre supervisor i tots els altres membres de l’equip. Intenteu fer-ho i envieu el document al vostre successor pocs dies abans de la data en què se suposa que assumirà el càrrec. El contingut d'aquest tipus de document variarà segons el tipus de treball realitzat, però pot incloure els següents:- una llista i calendari de les accions a realitzar,
- una sessió informativa sobre temes actuals,
- un calendari de terminis i esdeveniments propers,
- informació d’inici de sessió i contrasenyes,
- una llista de contactes útils,
- una guia sobre com gestionar carpetes i fitxers a l’ordinador.
2ª part. Gestió del període de transició
-
Assigna el màxim temps possible a la transició. Podeu estar presents quan el vostre successor prengui possessió del càrrec i se us demanarà que realitzeu un servei més complet. La durada d’aquesta transició varia, però en alguns casos, tindràs uns dies o més per ajudar la nova a fer la seva empremta. En general, quant més temps dediqueu al període de transició, més informació podeu transmetre.- Inevitablement hi haurà detalls que oblidareu i que algú us segueixi és una bona manera d’afrontar les diverses tasques diàries que realitzeu.
-
Passar els documents importants personalment. Durant el període de transició, és una bona pràctica assegurar-se que totes les dades crítiques i documents importants es transmetin personalment. Això ajudarà a que les tasques més importants es realitzin en els estàndards i que les prioritats estiguin clarament definides. Passar els documents de manera personalitzada també us permetrà discutir els problemes més complexos abans de marxar.- Aquesta oportunitat que haureu de passar informació clau i permetre al vostre successor fer-vos preguntes directament és essencial per a una bona transició.
- Això també us donarà l'oportunitat de proporcionar un con i aportar diversos matisos a una discussió que, d'una altra manera, podria haver estat ignorada.
-
Feu l’esforç per ajudar-vos. Si us trobeu en contacte amb el vostre successor en la feina, sempre heu de ser emprenedors i solidaris. Feu un esforç per identificar i ajudar a resoldre els problemes que puguin sorgir. La persona que et substitueix pot ser intimidada i una mica tímida els primers dies i pot tenir por de molestar-te amb les seves preguntes.- Assegureu-vos de deixar clar que esteu allà per ajudar-vos i que les preguntes són benvingudes.
- En fer-ho, ajudareu a posar en marxa una situació en què la responsabilitat de la transferència del servei serà compartida entre el vostre successor i vosaltres.
-
Organitzeu una reunió per tancar el lliurament. L’últim que heu de fer abans d’anar a finalitzar el servei és organitzar una reunió definitiva amb qui us substitueix. Demaneu-li que presenti les preguntes pendents i les notes que hagi pres. Aquesta trobada és una excel·lent oportunitat per al nou per assegurar-se que entén les seves responsabilitats i el seu paper.- En aquesta reunió es poden aclarir totes les incerteses.
- Segons el tipus de lloc on treballeu, pot ser prudent evitar que el vostre supervisor o director assisteixi a la reunió.
- Com a mínim, haureu d’informar el vostre gestor d’on i quan se celebra la reunió i preguntar-vos si hi ha alguna cosa que voleu afegir.
Part 3 Pensar en termes de desenvolupament a llarg termini
-
Subratlleu qualsevol document o formació de suport. Intenta que la transferència de servei sigui una oportunitat que us ofereix per ajudar-vos a oferir al vostre successor totes les oportunitats de triomfar. No només transmet la feina i les tasques, sinó que també intenta ajudar la persona que el substitueix a desenvolupar-se professionalment, a més de contribuir a la solidesa del seu antic negoci a llarg termini.- Podeu fer-ho enviant qualsevol oportunitat de formació que tingueu en compte.
- Potser heu seguit, quan vau començar a fer aquesta feina, entrenaments que us ajudaren a fer la vostra marca i adaptar-vos.
- No oblideu presentar-ho al vostre successor i animeu-lo a explorar diverses possibilitats.
-
No descuidis la cultura laboral. Si teniu l'oportunitat de passar temps amb qui portarà la torxa, és important que no us centreu només en els aspectes tècnics del vostre treball. Cada empresa és única i té un entorn i una cultura de treball únics que poden intimidar o confondre un nouvingut. Assegureu-vos que aprofiteu el temps per explicar com funcionen les coses a la vostra empresa.- Feu un esforç per mostrar-lo a l’oficina i presentar-lo a tots els empleats.
- Assegureu-vos de definir clarament el paper del nouvingut i aclariu els deures dels antics empleats.
- Si la feina que desenvolupa la nova persona és lleugerament diferent de la vostra o les seves prioritats i responsabilitats són diferents, assegureu-vos que els altres empleats ho sàpiguen.
-
Proporciona les teves dades. Si voleu fer-ne més, proporcioneu les vostres dades de contacte al nou empleat. Podríeu dir-li que té la possibilitat de contactar-vos en cas de problemes majors o si us ha de guiar. No tothom estarà encantat de fer-ho, i segurament dependrà de la vostra relació amb el seu antic cap.- Sovint es pot solucionar un problema amb un simple correu electrònic.
- El fet de proposar ajudar bé després de marxar deixarà una bona impressió i ajudarà a millorar la vostra reputació.