Content
- etapes
- Primera part. Tria un mètode per enregistrar dades
- 2a part Realitzar l’estudi
- 3ª part. Anàlisi de resultats i canvis
L’estudi del temps i el moviment consisteix en analitzar el rendiment del treball mitjançant l’observació i el temps de les tasques. Us pot ajudar a determinar quina efectivitat pot ser el vostre dia, i us permetrà estalviar energia i temps per al bé de tothom. Podeu fer aquest tipus d’estudi sobre vosaltres mateixos o sobre algú altre. Però primer cal triar el mètode que cal utilitzar, des de l’observació en temps real fins als mètodes de mostreig (el mètode de captura de pantalla), abans de passar a l’observació i cronometrar la tasca. Un cop finalitzat l’estudi, podeu utilitzar els resultats per configurar una manera de treballar més eficient.
etapes
Primera part. Tria un mètode per enregistrar dades
-
Utilitzeu el mètode de mostreig si us heu quedat sense temps. Aquest mètode consisteix en observar l’empleat en moments determinats en lloc de constant. Els intervals poden ser aleatoris o regulars. Observeu el treballador durant un període de temps i extrapoleu a partir de les mostres el temps donat a cada tasca. Aquest mètode és més eficaç en activitats que tenen pocs components o treballadors que realitzen poques tasques en general.- Per exemple, amb un empleat que té com a tasca principal la facturació, el mostreig aleatori pot ser efectiu perquè permet veure què fa la persona cada vegada que fa un balanç. Un cop tingueu totes les dades, podeu identificar l’activitat o component que triga més temps a la persona comparant la freqüència i la durada de la tasca a cada mostra aleatòria.
- L’avantatge d’aquest enfocament és la capacitat d’observar més d’una persona en un període de temps definit mitjançant rotació individual.
- Si apliqueu aquest mètode per vosaltres mateixos, podeu programar una alarma que es desencadenarà en determinats intervals de temps perquè enregistreu el treball que esteu fent durant un període de temps determinat.
-
Observa l’activitat en temps real per fer preguntes. Amb aquest mètode, es troba a la mateixa habitació que l’empleat quan realitza la tasca. Observeu el treball que executa i el descomposeu mentre el cronometreu. Cada component ha de ser un tot entenedor sense ser massa detallat i difícil de seguir.- No és necessari programar una gran activitat sense examinar els components. A través d’aquests es poden identificar les mancances. De fet, no cal aturar l’empleat en el seu lloc de treball: simplement desglossareu la tasca amb finalitats de registre. Per exemple, si la seva feina consisteix en consultar cartes, els components seran: anar on es troben els correus, trobar els correus en qüestió, portar-los a l’oficina obrir els sobres, llegir el contingut i llançar o tractar cada correu.
- Pot ser útil tenir un grup de persones que s’encarreguin d’observar el treballador. Així, una persona es pot fer càrrec de l’aturada del rellotge, una altra de l’hora de gravar i d’una tercera persona per prendre notes.
- També podeu aplicar aquest mètode al vostre treball. En aquest cas, haureu de puntuar cada component mentre l'executeu.
-
Feu un vídeo amb un toc més natural. En lloc d’observar les activitats realitzades en temps real, realitzeu un vídeo. Així, podeu tornar més endavant per analitzar la durada de cada obra. No serà una gran pèrdua per a vostè, ja que sempre es pot rebobinar l'enregistrament per revisar una seqüència. -
Feu un vídeo per obtenir resultats més precisos. Si mesureu el vostre propi rendiment, aquest mètode serà molt més senzill que els altres dos. Instal·leu una càmera en un trípode amb l’angle ideal per gravar el treball. Permet que la càmera enregistri una tasca que feu, per exemple quan escriviu un informe.- Avaluar l’activitat durant un període de temps. Per exemple, podeu fer l'avaluació durant una setmana o un mes.
2a part Realitzar l’estudi
-
Creeu un full de càlcul per desar les dades. Necessiteu una eina per registrar la tasca i és ideal un full de càlcul. A part d’això, haureu de gravar l’hora. Les tasques sovint es fan per lots. Si aquest és el vostre cas, planifiqueu un camp per registrar la durada de cada component de cada tasca. Per a aquesta part, només necessitareu un conjunt de caselles numerades. També haureu d’afegir una columna per fer comentaris.- Per exemple, si la feina d’un empleat consisteix a comprovar els correus electrònics i un dels components és llegir-los, anoteu el temps que cal llegir a cadascuna de les parts numerades al costat del component.
-
Divideix la càrrega de treball en petites activitats. Per fer un estudi de temps i moviment, heu de determinar parcialment el temps assignat per a cada treball. En general, l’única manera de millorar el rendiment d’un equip és mirar les petites accions de cada tasca. Tan aviat com acabi el treball, indiqueu cada component seguit d’una breu descripció.- El secret és trobar els detalls adequats. Per exemple, el temps necessari per prémer un botó és informació superflua. Tanmateix, no heu d’utilitzar massa, ja que això us pot privar de les dades necessàries per detectar el nivell de rendiment.
- Suposem que comproveu els vostres correus. Aquesta tasca haurà de desglossar-se de la següent manera: connectar-se a l’ordinador i a la safata d’entrada, eliminar el correu brossa sense obrir-lo, llegir correus electrònics, escriure respostes als correus electrònics i ordenar fitxers a les carpetes.
-
Desa cada tasca. Comença amb un cronòmetre Proveu de cronometrar cada part de la tasca i observeu el temps que va trigar a completar-se. Generalment és més fàcil aturar i reiniciar el cronòmetre amb el temps transcorregut. Més endavant, podeu calcular el nombre de segons que va trigar per a cada activitat.- Per a una millor precisió, recopili les dades durant diversos dies.
-
Tasques de temps amb vídeos. Quan utilitzeu un vídeo, heu d’aturar-lo i reiniciar-lo per cada component que esteu cronometrant. Això us donarà el temps per fer observacions i anotar la durada de cada component.
3ª part. Anàlisi de resultats i canvis
-
Calcula la durada mitjana de cada pas. Un cop hagueu recollit totes les dades, intenteu calcular la durada mitjana de cada pas. Per obtenir la mitjana, suma totes les duracions d’un component i divideix el nombre de duracions d’aquest grup.- Per exemple, si la lectura de correu és un component, la durada pot ser de 4 minuts, 1 minut, 2 minuts, 3 minuts i 5 minuts. Sumeu aquests nombres: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Dividiu el resultat pel nombre de durades recollides. En el cas de l’espècie, és 5. Dividiu 15 per 5 per tenir 3 minuts de mitjana per correu.
-
Determineu la durada mitjana d’una activitat. L’enfocament més senzill per determinar la durada mitjana d’una tasca sencera és sumar totes les mitjanes dels components. Això us ajudarà a trobar la mitjana de tota la feina. -
Classifica les tasques per nivell d’importància. Classifica les activitats per nivell d'importància per conèixer quines són les prioritats. No cal assignar números: només els podeu etiquetar com a tasca important i no important. Per exemple, pot ser important respondre correus electrònics, però a menys que treballeu al servei d’atenció al client, probablement sigui una tasca menys important que escriure un informe. -
Reduir les activitats de menys importància i temps que necessiten. Després d’avaluar totes les tasques, determineu quines triguen suficient, però que no tenen un gran valor. Aquest treball us ajudarà a trobar formes de reduir les vostres despeses. És igualment important mirar activitats que necessiten molt de temps, però també importants en la vostra feina. Sens dubte no perjudicaria fer-los més eficients. -
Vigileu per conèixer taques simultànies. Les tasques simultànies solen allargar la durada de cada activitat, ja que no es pot centrar en diversos treballs alhora. Quan realitzeu diverses tasques, com ara visualitzar correus electrònics i escriure un informe al mateix temps, intenteu fer-ho d’una altra manera. Configureu un moment per fer una feina alhora. Quan escriviu un informe, deixeu-los en pau.- Si llegeixes la ment tot el dia, et desvincules mentalment de totes les altres tasques que realitzes. Sovint, és millor fer només una feina a la vegada. Per exemple, podeu llegir-les al matí, al migdia i just abans de sortir de la feina.
-
Busqueu deficiències per reduir-les. Sovint trobareu ineficiències en les tasques que descriuen i descriviu. Si elimineu aquestes deficiències, podreu treballar millor i aprofitar al màxim el vostre temps.- Per exemple, si heu d’omplir els documents cada dia en una altra habitació de fora de la vostra oficina, trobeu el moment per fer-ho alhora. La constant i cara endavant us farà perdre el temps que podreu dedicar a altres tasques.